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今回は、誰でもできる説明上手になるための方法をご紹介します。

先日、このような悩み相談を受けました。

部下から業務上の報告や相談を受けるのですが、理解するのに苦労することがあります。「◯◯は◯◯ということだよね?」と確認しながら聞かなければならないため、手間がかかってしまいます。部下の成長のためにも説明下手を克服する方法はないでしょうか。

このように説明するスキルは、ビジネスパーソンにとって欠かせないものであるにも関わらず、苦手としている人は多くいます。なかには「自分はコミュ障だから……」と諦めてしまっている人も。

ですが、安心してください。説明下手な人は、“話のコツ”を知らないだけ。病気でもなければ、才能の有無も関係ありません。誰でも上達することが可能なスキルなのです。

説明下手はどうして伝わらないのか

「言いたいことが伝わらない……」「あの人は何が言いたいんだろう?」こんな悩みを抱えたことは誰にでも一度はあるはずです。

説明が苦手な人の多くは、

  • 話すべき内容を深く理解していない
  • あれもこれも言おうとしている

この2パターンです。

自分がわからないことは話さない

当たり前のように聞こえるかもしれませんが、意外とやりがちなNGパターンですね。これに当てはまる人は「自分がわかっていないことをわかっていない」場合も。

自分では理解しているつもりでも、相手に突っ込まれた時に何かしらの返答ができないのなら理解不足だという証拠です。

話のパーツが一部でも繋がっていないと会話がしどろもどろになってしまい、相手は混乱してしまいます。どうしても伝えたいのなら、きちんと理解したうえで話すことを心がけてください。

会話の基本は「ワンメッセージ」

説明下手のもう一つの特徴は、伝えようとするあまり情報が多すぎること。わかりやすく丁寧に説明するのは重要ですが、いつも100パーセントの情報を伝える必要はありません。

例えばあなたが小学生に「日銀」について説明することになったとしましょう。どんな説明をしますか?

僕なら「みんながお金に困らないようにするための銀行です。」といったところでしょうか。厳密に言えば、正確な説明ではありません。でも、違いや仕組みを全て説明したところで、小学生には伝わりませんし、最後まで話しを聞いてはくれないでしょう。

そこで、ワンメッセージを使います。相手に応じて情報をコントロールすることで、一番伝わりやすいイメージに形を加工します。

そもそも人間は言語以外にも、表情やしぐさ、声のトーン、身ぶり手ぶりなどの「非言語コミュニケーション」からも無意識に情報を汲み取ろうとします。言葉はシンプルにまとめて簡潔にするほうが、かえって相手には伝わりやすいのです。

どんな説明も“結論優先”で伝わる

会話をしていて、一番嫌われるのはいつまで経っても結論がこない話です。好きな人や尊敬している人の話なら別ですが、基本的に人間は他人に興味がありません。

説明下手な人ほど話が長く、「言いたいこと」がうやむやになっているケースがほとんどでしょう。そこで説明上手になるための、おすすめの法則をあなただけにお教えします。

その方法とは「結論優先法」です。会話を以下のテンプレートに当てはめるだけで、相手に伝わる説明ができるようになります。

1. 結論
2. 理由(根拠)
3. 具体例・詳細
4. まとめ
試しに「結論優先法」を使って「新人の教育」というテーマで会話文を作成してみます。

<結論>
佐藤さんの研修の進捗が遅れています。

<理由(根拠)>
2日前から体調を崩して欠勤が続いているためです。

<詳細>
佐藤さんは業界未経験者ということもあり、当初の予定よりも3日分ほど遅れている状況です。

<まとめ>
そのため、当初の予定よりも配属までにもう少し時間がかかりそうです。

このように先に結論をいうことで、何の話かがわかりやすくなりますよね。また、順序立てて説明をしているので脱線しづらいというメリットもあります。最初は頭で考えるのではなく、紙に書いてから話すとより伝わりやすい話をすることができます。

相手は10割わかってくれないことを意識しよう

説明上手になる条件の一つとして、「相手に100パーセント伝えることは不可能」という意識を持つことが大切です。

なぜなら、人間には微妙な感情など言葉にしづらい部分があるからです。そのためにも「相手が汲み取ってくれるだろう」という甘えはなるべく捨てて、伝えるべきことやイメージを常に明確にしておかなければなりません。

形がはっきりとしていも8~9割伝えることができないのに、4割のイメージを相手に伝えようとしても2割しか伝わなかったら会話の意味がないですよね。

「相手に伝えた時点で、自分のイメージからは劣化している」ことを意識して、相手ファーストで会話を構成するように心がけましょう。

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